Số hóa dữ liệu, giáo trình, tài liệu phục vụ công tác giáo dục - đào tạo ở Học viện Hậu cần

Thư viện HVHC được BQP đầu tư thư viện số (TVS), thư viện điện tử (TVĐT) giai đoạn 1 từ năm 2006, đến nay đã qua 3 lần nâng cấp. Cùng với việc đầu tư mua sắm của Học viện, trang thiết bị, cơ sở vật chất của Thư viện cũng được đầu tư theo Dự án “Xây dựng TVĐT ngành Thông tin khoa học quân sự (KHQS)”, “Xây dựng TVS dùng  chung  trong BQP” do Trung tâm Thông tin KHQS/Cục KHQS làm chủ đầu tư, như: hệ thống máy chủ, máy trạm, phần mềm TVĐT, TVS Ilib 8.0 (phần mềm quản lý tư liệu và nghiệp vụ thông tin thư viện), bàn, ghế, giá sách, máy quét…

Thiếu tướng Nguyễn Văn Kiên, Phó giám đốc Học viện Hậu cần phát biểu tại Hội thảo phát triển dữ liệu số hậu cần.

Công tác thư viện của HVHC đã và đang có nhiều đổi mới, cụ thể là: Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), tạo bước đột phá trong số hóa dữ liệu, giáo trình,  tài  liệu,  xây  dựng  cơ  sở  dữ  liệu (CSDL) đảm bảo từng bước hiện đại hóa thư viện, đáp ứng yêu cầu mới. Thư viện hiện có 5.690 đầu tài liệu số với 1.030.000 trang, trong tổng số hơn 97.000 đầu tài liệu thuộc nhiều chuyên ngành.

Tài liệu giấy, tài liệu điện tử thường xuyên được bổ sung phong phú, đa dạng thông qua nhiều hình thức: mua, nhận biếu, tặng, trao đổi, được cấp phát từ cơ quan cấp trên và nguồn giáo trình, tài liệu do HVHC biên soạn, xuất bản, nhất là các tài liệu chuyên ngành hậu cần - quân sự, thông tin về các hoạt động thực tiễn hậu cần ở các đơn vị trong toàn quân được cập nhật thường xuyên, liên tục.

Thư viện đã chủ động liên kết với các cơ quan thông tin khoa học trong và ngoài Quân đội để khai thác, chia sẻ thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu bạn đọc. Sử dụng phần mềm TVĐT, TVS Ilib 8.0 để quản trị hệ thống thư viện tích hợp CSDL giáo trình, tài liệu tham khảo, luận án, luận văn… dạng thư mục và số.

Tất cả được tích hợp trên cùng một giao diện tìm kiếm (OPAC). Hệ thống phần mềm quản lý thư viện có nhiều tính năng như: Bảo mật phân quyền theo CSDL, người dùng, thông qua tài khoản SSO dùng chung với các hệ thống khác hay quản lý nhiều dạng dữ liệu số hóa, đăng ký mượn, gia hạn mượn qua mạng.

Có thể nói, tài liệu số TVĐT, TVS của HVHC đã phát huy hiệu quả. Toàn bộ CSDL được đưa lên mạng nội bộ, thuận tiện cho bạn đọc tra cứu dữ liệu, giáo trình, tài liệu. Các phòng đọc mạng Intranet, Internet phát huy hiệu quả, góp phần thiết thực nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo và nghiên cứu khoa học của Học viện.

Tuy nhiên, trước yêu cầu chuyển đổi số, xây dựng nhà trường thông minh, cơ sở hạ tầng, CNTT, trang thiết bị của Thư viện vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục, đó là: Máy tính kết nối phục vụ việc mượn, trả tài liệu, phòng đọc điện tử, hệ thống máy quét còn chậm; số lượng máy tính ở phòng đọc còn hạn chế (bình quân 40 người/máy).

Hệ thống mạng, đường truyền hoạt động chưa ổn định, không liên tục. Cán bộ, nhân viên quản lý thư viện hầu hết chưa được đào tạo cơ bản về CNTT, chủ yếu vừa làm, vừa học hỏi, hướng dẫn nhau, kỹ năng xử lý dữ liệu số còn hạn chế. Kỹ năng khai thác TVĐT, TVS của người dùng còn yếu. Bên cạnh đó, trụ sở, trang thiết bị thư viện xuống cấp, lạc hậu; chưa có chế tài thống nhất việc sử dụng nguồn tài nguyên số hóa dùng chung trong BQP; tài liệu số hóa còn ít, chưa thực sự đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin.

Để đáp ứng yêu cầu phát triển và quản lý dữ liệu số giáo trình, tài liệu tại HVHC, trước hết, phải xây dựng hạ tầng CNTT khi xây dựng TVS. Hạ tầng CNTT gồm: phần cứng, phần mềm và hệ thống mạng. Phần cứng gồm có máy chủ, máy trạm, thiết bị số hóa và các thiết bị khác. Phần mềm có phần mềm hệ thống và phần mềm TVS. Hệ thống mạng là điều kiện để liên kết phần cứng và phần mềm trong hạ tầng CNTT, phải được thiết lập đồng thời cùng với hai thành phần trên.

Bên cạnh đó, phải xây dựng tài liệu số, đây là yếu tố căn bản, quan trọng cấu thành nên TVS, là nguyên liệu để TVS hoạt động. Để có tài liệu số, các thư viện có thể khai thác từ nhiều nguồn khác nhau như: Mua tài liệu đã ở dạng số; số hóa tài liệu, chuyển dạng các tài liệu truyền thống sang dạng số; các nguồn khác gồm: Khai thác tài liệu nội sinh, tặng biếu… Xây dựng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ khả năng để thu thập, tổ chức phân loại và phân phối thông tin trong tổ chức thực hiện TVS.

Cùng với yêu cầu phát triển dữ liệu số cần phải có các quy chế khai thác, sử dụng dữ liệu chia sẻ của các cơ sở dữ liệu; quy chuẩn, tiêu chuẩn về cấu trúc dữ liệu trao đổi; tài liệu kỹ thuật về trao đổi dữ liệu. Đây cũng là vấn đề đang đặt ra hiện nay, nhất là trong việc chia sẻ dữ liệu giữa các học viện, nhà trường Quân đội với nhau.

Phát triển và quản lý dữ liệu số ở HVHC là yêu cầu cấp thiết đối với công tác thông tin thư viện trong giai đoạn hiện nay, trực tiếp góp phần vào xây dựng nhà trường thông minh, nâng cao chất lượng giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, học viên. Để phát triển và quản lý dữ liệu số, HVHC xác định thực hiện tốt một số giải pháp chủ yếu sau:

Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, hạ tầng CNTT cho TVS, TVĐT. Đây là yếu tố rất quan trọng trong sự phát triển của thư viện thời đại công nghiệp 4.0, nhằm tăng cường khả năng trao đổi, hợp tác, quản lý và khai thác sử dụng thông tin trong môi trường mạng. Hệ thống CNTT cho TVĐT cần có: Phần mềm hệ thống, hệ điều hành và hệ quản trị CSDL, phần mềm xuất bản điện tử… Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc theo mô hình thư viện thông minh.

Với lượng người dùng đông đảo (trên 35.000 lượt bạn đọc/năm), để đáp ứng yêu cầu, thư viện cần được đầu tư nâng cấp trụ sở, nhà làm việc của thư viện để thực sự là một thiết chế văn hóa, thông tin trong Học viện. Tiếp tục đầu tư, nâng cấp, hiện đại hóa các trang thiết bị của thư viện, cụ thể: Máy chủ, máy trạm, mạng Internet, các thiết bị làm việc với thẻ mã vạch, máy in mã vạch, thanh từ, quy trình đánh mã vạch, tủ, giá, bàn ghế, hệ thống điều hòa, hệ thống bảo vệ tài liệu, máy photocopy, máy quét tài liệu…

Bổ sung, trang bị mới các trang thiết bị đảm bảo an toàn thông tin, an ninh mạng, thiết bị quản lý tài liệu tại các kho mở tự chọn, trang bị, nâng cấp hệ thống camera, gắn chíp điện tử cho các tài liệu quý hiếm, giá thành cao, đầu tư hệ thống cổng từ để kiểm soát tài liệu tại các phòng đọc tự chọn.

Trang bị mới, nâng cấp phần mềm thư viện hiện đại. Bên cạnh đó, để đảm bảo phục vụ bạn đọc khai thác, tra cứu thông tin trên TVĐT, TVS, thư viện thông minh cần được trang bị, đầu tư cơ sở hạ tầng CNTT, đặc biệt là bổ sung, nâng cấp hệ thống máy tính nối mạng Intranet, Internet.

Cải thiện không gian, môi trường học tập, nghiên cứu khoa học để bạn đọc cảm thấy thư viện là nơi hấp dẫn, hữu ích cho việc nghiên cứu, tìm kiếm thông tin, khai thác tri thức, tạo hứng khởi, truyền cảm hứng học tập và sáng tạo. Hiện tại, trụ sở thư viện mới được đầu tư xây dựng tương đối khang trang, nhưng chưa có điều kiện bố trí các phòng chức năng hợp lý; diện tích các phòng, kho giáo trình, tài liệu còn hạn chế, chưa đáp ứng được nhu cầu bạn đọc.

Xây dựng TVS, TVĐT phù hợp với yêu cầu quản lý, đào tạo của Học viện. Cơ sở dữ liệu, phần mềm ứng dụng trong thư viện phải tương thích, phù hợp với hệ thống. TVS hoạt động tốt, cập nhật kịp thời sự thay đổi của nội dung tài liệu đảm bảo nhu cầu học tập, nghiên cứu. Thường xuyên bổ sung nguồn lực thông tin phù hợp với nhu cầu dùng tin, xây dựng vốn tài liệu phong phú, đầy đủ, phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của người dùng. Coi trọng phát triển cả nguồn tin truyền thống và nguồn tin điện tử.

Đối với nguồn tin truyền thống, phát triển bằng các hình thức: Mua theo đơn đặt hàng có danh mục cụ thể đã được duyệt qua các chuyên gia đầu ngành khoa học tại Học viện, photocopy các tài liệu quý hiếm của cá nhân hoặc của cơ quan thông tin - thư viện trong và ngoài Quân đội. Bổ sung các tài liệu nội sinh, như: Luận án, luận văn, đồ án tốt nghiệp, các tài liệu nghiên cứu khoa học, các tài liệu được cho, tặng, cấp phát từ nhiều nguồn khác nhau. Nguồn tin này rất lớn, tuy nhiên cần phát triển có định hướng, chọn lọc phù hợp với nhu cầu tin tại Học viện.

Về nguồn tin điện tử, tài nguyên dạng số là vấn đề cốt lõi, yếu tố quan trọng nhất của thư viện thông minh, giúp bạn đọc có thể truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi và nhiều người có thể đồng thời sử dụng. Muốn số hóa được nhiều tài liệu cần trang bị hệ thống máy tính, máy quét tốc độ cao là cần thiết. Hiện nay, đã có những thiết bị số hóa công nghệ KIRTAS APT1200 cùng với thiết bị BookScan APT1200… giúp cho việc số hóa nhanh chóng, chất lượng mà không bị hỏng tài liệu gốc. Bên cạnh đó có thể sử dụng hình thức thuê bao CSDL trực tuyến, mua nguồn tin số hóa trên CD-ROM, mua tạp chí điện tử trực tuyến, tổ chức chỉ dẫn sử dụng nguồn tin trên Internet để phát triển nguồn tin số hóa.

Đẩy mạnh liên kết và chia sẻ nguồn lực thông tin. Phối hợp liên kết, chia sẻ và sử dụng TVĐT, TVS dùng chung, đặc biệt là với thư viện các trường đại học, viện nghiên cứu, những nơi có số lượng tài liệu nội sinh phong phú, đa dạng. Qua đó, các thư viện đều có nguồn tài liệu lớn, phong phú, đa dạng mà mỗi thư viện không thể tự trang bị được cho mình.

Trung tâm Thông tin/Cục Nhà trường đang tiến hành việc đồng bộ dữ liệu của thư viện của các học viện, nhà trường Quân đội để xây dựng CSDL dùng chung trong BQP. Việc này có tính khả thi, khi BQP có mạng Misten dùng chung trong Quân đội. Các thư viện dùng chung phần mềm quản lý CSDL, các nội quy, quy định gần như là tương đồng. Tuy nhiên, cần quy định cụ thể rõ ràng về vai trò liên kết, xây dựng hệ thống thư viện.

Tăng cường ứng dụng CNTT phục vụ bạn đọc. Sử dụng hiệu quả phần mềm Ilip 8.0 đã được nâng cấp; khai thác hiệu quả các modult còn lại phục vụ cho hoạt động thông tin - thư viện; tổ chức các phòng học đa phương tiện; từng bước xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin tự động. Mở rộng và tổ chức tốt hơn nữa việc khai thác thông tin trên mạng Internet và Intranet phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ huy, đào tạo, nghiên cứu khoa học của Học viện.

Tiếp tục đổi mới phương thức thu thập, xử lý và phổ biến thông tin truyền thống, bằng các công nghệ thông tin hiện đại. Trên cơ sở ứng dụng CNTT, từng bước thay thế phương thức thu thập, xử lý, lưu trữ, tìm tin và phổ biến thông tin thủ công trước đây bằng phương thức số hóa.

Thời gian tới, để đẩy mạnh thực hiện chủ trương “Xây dựng nhà trường thông minh” và đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng huấn luyện, Học viện đang đề nghị cấp trên đầu tư mua sắm, cấp phát các trang thiết bị: máy chủ, máy quét tự động tốc độc cao, máy photo, máy in thẻ từ, máy tính, máy in màu... chất lượng tốt, để Học viện phục vụ hiệu quả, chất lượng các hoạt động chuyên môn thông tin khoa học, tư liệu - thư viện. Học viện thường xuyên tổ chức tập huấn, tham quan, trao đổi kinh nghiệm, tiếp cận những mô hình tiêu biểu về hoạt động thông tin - thư viện trong, ngoài Quân đội và nước ngoài, nhằm nắm bắt kịp thời xu hướng phát triển ngành thông tin KHQS.

Thư viện HVHC đang từng bước xây dựng theo mô hình thư viện thông minh. Do vậy, việc hiện đại hóa hệ thống trang thiết bị thông tin tư liệu, cơ sở hạ tầng, công nghệ mới và đẩy mạnh số hóa dữ liệu, giáo trình, tài liệu phục vụ công tác giáo dục đào tạo là cần thiết để nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục, đào tạo, nghiên cứu khoa học ở HVHC.

Bài, ảnh: HỒNG TRANG