Tài liệu đó, được dùng để làm bằng chứng và tra cứu thông tin trong quá khứ khi có việc cần thiết. CTLT bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành; là điểm đầu và cũng là điểm cuối của quá trình giải quyết công việc, là bộ phận không thể thiếu để bảo đảm hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của CTLT và tài liệu lưu trữ, trong Thông đạt số 1C/VP ngày 3-1-1946 về công tác công văn, giấy tờ, Người đã chỉ rõ "Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia", "tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật.

leftcenterrightdel
 Nhân viên Lưu trữ (Ban Văn thư Lưu trữ/TCHC) kiểm tra, bổ sung tài liệu hoàn chỉnh hồ sơ. Ảnh: Thăng Bảy

Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng". Trong mỗi cơ quan, tổ chức CTLT là công cụ để kiểm soát việc thực thi các quyền lực của cơ quan, tổ chức; đảm bảo việc an toàn lưu trữ các tài liệu; giúp cho việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, cá nhân trở nên khoa học, hiệu quả hơn; giúp đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác phục vụ cho các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, chỉ huy các cấp và giữ gìn các bí mật của Nhà nước,…

Tổng cục Hậu cần (TCHC) là cơ quan đầu ngành về hậu cần của Quân đội nhân dân Việt Nam trực thuộc Bộ Quốc phòng (BQP) có chức năng làm tham mưu với Quân ủy Trung ương, Bộ trưởng BQP về công tác hậu cần quân đội; chỉ đạo tổ chức bảo  đảm vật chất, bảo đảm sinh hoạt, bảo đảm quân y, công tác vận tải… cho Quân đội. Là đơn vị sở hữu khối tài liệu lớn, có giá trị đặc biệt đối với công tác quân sự, quốc phòng, với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Trong những năm qua, lãnh đạo, chỉ huy các cấp trong TCHC luôn quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo CTLT; quán triệt, triển khai thực hiện nghiêm túc  các  quy  định  của  Đảng  và Nhà nước và BQP về công tác lưu trữ, bảo vệ bí mật Nhà nước trong CTLT; ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu của thực tiễn.

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong CTLT, góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ cải cách hành chính; tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên làm CTLT tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ do Văn phòng  BQP tổ chức. Chất lượng CTLT không ngừng được nâng lên, thực hiện tốt nhiệm vụ thu thập, quản lý tập trung, thống nhất Phông lưu trữ TCHC; tích cực triển khai các hoạt động nghiệp vụ nhằm tổ chức, quản lý và bảo quản một cách khoa  học  và  tuyệt  đối an toàn tài liệu; đáp ứng ngày càng tốt hơn các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu..., góp phần hoàn thành tốt các nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong Tổng cục và các cơ quan, đơn vị liên quan.

Tuy nhiên, chất lượng CTLT ở TCHC vẫn còn một số tồn tại, hạn chế, đó là: Có cán bộ, nhân viên nhận thức chưa đầy đủ về vai trò, tầm quan trọng của CTLT, chưa lập hồ sơ công việc; một số hồ sơ được lập nhưng chất lượng chưa cao, chưa đủ tài liệu cần thiết, việc biên mục hồ sơ chưa hoàn thiện, gây khó khăn trong quản lý, bảo mật tài liệu; việc chuyển đổi số trong CTLT còn nhiều khó khăn, tiến độ còn chậm,…

leftcenterrightdel
 Nhân viên Lưu trữ (Ban Văn thư Lưu trữ/TCHC) kiểm tra, bổ sung tài liệu hoàn chỉnh hồ sơ. Ảnh: Thăng Bảy

Để nâng cao hơn nữa chất lượng CTLT, đáp ứng ngày càng tốt hơn cho việc tra cứu, nghiên cứu, sử dụng tài liệu phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, thực hiện nhiệm vụ được giao, các cơ quan, đơn vị trong Tổng cục cần thực hiện tốt một số nội dung, biện pháp sau:

Một là, nâng cao nhận thức đối với công tác văn thư, lưu trữ.  Cấp ủy, chỉ huy các cấp trong Tổng cục thường  xuyên  làm  tốt  công tác giáo dục, tuyên truyền các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, Quân đội về CTLT cho cán bộ, nhân viên toànTổng cục, trọng tâm là Luật Văn thư lưu trữ (năm 2011); Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”, ban hành kèm theo Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ; Thông tư số 30/2021/TT-BQP, ngày 15-3-2021 của BQP ban hành Quy chế CTLT trong BQP; Kế hoạch số 4396/KH-BQP ngày 4-11-2021 của BQP về phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số trong BQP giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030,… Cụ thể hóa thành các chủ trương, biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ sát với thực tiễn quá trình thực nhiệm vụ của Tổng cục và từng cơ quan, đơn vị. Đồng thời tổ chức thực hiện nghiêm các các quy định về CTLT của Nhà nước, Quân đội và Tổng cục.

Hai là, phát huy cao độ trách nhiệm của cán bộ, nhân viên lưu trữ các cấp; tăng cường tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ, nhân viên trong toàn cơ quan, đơn vị. Trong bối cảnh hiện nay thực hiện công tác bồi dưỡng, hướng dẫn quy định, quy trình CTLT, nhất là việc lập hồ sơ công việc, bảo quản, bảo mật tài liệu trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên ở Tổng cục (tập trung vào số cán bộ, nhân viên mới được tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm) là vấn đề thường xuyên để nâng cao kiến thức, kỹ năng đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số CTLT.

Ba là, tuân thủ và duy trì thực hiện nghiêm quy trình CTLT. Thực hiện Thông tư số 30/2021/TT-BQP ngày 15-3-2021 của Bộ trưởng BQP ban hành Quy chế CTLT trong BQP. Thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan của cán bộ trong toàn Tổng cục đi vào nền nếp, đúng thời gian quy định. Cụ thể:

Trách nhiệm lập hồ sơ: Chỉ huy phòng, ban, cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định. Cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn phải lập hồ sơ đối với công việc được phân công giải quyết.

Yêu cầu đối với hồ sơ được lập: Phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban, cơ quan, cá nhân có hồ sơ. Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc. Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có các bằng chứng xác thực (chữ ký, con dấu) và thời hạn bảo quản tương đối đều nhau.

Trình tự lập hồ sơ: Mở hồ sơ; thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc được phân công; sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ; thống kê văn bản, tài liệu trong hồ sơ vào Mục lục văn bản; kết thúc và biên mục hồ sơ.

Kết thúc hồ sơ: Hồ sơ kết thúc khi công việc đã được giải quyết xong. Nếu hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc thì số hồ sơ đó được chuyển sang năm sau. Khi hồ sơ kết thúc, cuối năm, cán bộ, nhân viên lập hồ sơ phải kiểm tra, sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ và làm thủ tục bàn giao cho Lưu trữ cơ quan.

Nộp hồ sơ: Trường hợp các phòng, ban, cơ quan cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi lại Lưu trữ cơ quan, nhưng thời hạn giữ lại không được quá 01 năm. Khi giao nộp hồ sơ phải làm biên bản giao nhận. Biên bản làm thành 02 bản (bên giao giữ 01 bản,  bên  nhận  giữ  01  bản). Các văn bản, tài liệu hết giá trị, cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn phải thống kê mục lục hoặc Sổ theo dõi công văn và giao nộp cho Lưu trữ cơ quan ký nhận, tổ chức hủy.

Bốn là, đẩy mạnh chuyển đổi số CTLT. Chuyển đổi số CTLT hiện nay là nhiệm vụ bắt buộc, có tính cấp thiết, là giải pháp quan trọng, trực tiếp góp phần nâng cao chất lượng CTLT ở Tổng cục. Việc chuyển đổi số CTLT sẽ thu hẹp được không gian lưu trữ, tăng thời gian lưu trữ, công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ hơn, truy xuất nhanh hơn góp phần giảm rủi ro thất lạc văn bản, nâng cao chất lượng công việc của cơ quan,  tiết  kiệm  chi  phí. Hiện tại, TCHC đã ban hành các chủ trương, kế hoạch về chuyển đổi số trong thực hiện các nhiệm vụ, trong đó có CTLT. Việc chuyển đổi số CTLT ở Tổng cục cần phải có quyết tâm cao của lãnh đạo, chỉ huy các cấp và được tiến hành theo đúng lộ trình, kế hoạch đề ra.

Trước hết cần làm chuyển biến về nhận thức của cán bộ, nhân viên về tính tất yếu của chuyển đổi số CTLT; rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn chuyển đổi số CTLT; đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ, hình thành kho lưu trữ điện tử; tăng cường trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số CTLT, đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả các tài liệu lưu trữ số.

Năm là, thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ. Định kỳ tổ chức việc sơ kết, tổng kết, rút kinh nghiệm CTLT. Thực hiện chính sách khen thưởng những cán bộ, nhân viên và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, góp phần khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo trong công việc. Đồng thời, đề nghị và xử lý nghiêm minh, kiểm điểm đối với cán bộ, nhân viên vi phạm các quy định về văn thư, lưu trữ, đặc biệt là việc đảm bảo các tài liệu mật ở các cơ quan, đơn vị trong TCHC.

Trung tá QNCN Hoàng Thị Thúy Hiên, Ban Văn thư Lưu trữ Tổng cục Hậu cần