Bước cuối cùng của quy trình lựa chọn nhà thầu thông qua đấu thầu là bước ký kết hợp đồng. Đây cũng là văn bản pháp lý có giá trị ràng buộc về quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ thương mại. Để hạn chế các rủi ro pháp lý khi ký kết, thực hiện hợp đồng, khi soạn thảo hợp đồng cần lưu ý một số nội dung sau:

Thứ nhất, tìm hiểu kỹ, đầy đủ các quy định của pháp luật về hợp đồng và các quy định có liên quan đến giao dịch khi ký kết, thực hiện hợp đồng.

Thứ hai, xác định thông tin tư cách chủ thể của các bên. Phải có tối thiểu các thông tin sau: Tên, Trụ sở, Giấy phép thành lập và người đại diện. Các nội dung trên phải ghi chính xác theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp… Các bên nên xuất trình, kiểm tra các văn bản, thông tin trước khi đàm phán, ký kết để đảm bảo hợp đồng ký kết đúng thẩm quyền.

Thứ ba, tên gọi hợp đồng thường được sử dụng theo tên loại hợp đồng kết hợp với tên hàng hóa, dịch vụ. Ví dụ: Tên loại là hợp đồng mua bán, còn tên của hàng hóa là xăng dầu, ta có Hợp đồng mua bán xăng dầu. Tên gọi “Hợp đồng kinh tế” theo Pháp lệnh hợp đồng kinh tế (1989) không còn phù hợp và Pháp lệnh đã hết hiệu lực. Bộ luật Dân sự năm 2015 đã dành riêng Chương 16 để quy định về 13 loại hợp đồng thông dụng, Luật Thương mại năm 2005 cũng quy định về một số loại hợp đồng, nên cần kết hợp hai bộ luật này để đặt tên hợp đồng trong thương mại cho phù hợp quy định của pháp luật hiện hành.

Thứ tư, căn cứ ký kết hợp đồng làm cơ sở cho việc thương lượng, ký kết và thực hiện hợp đồng; có thể là văn bản pháp luật điều chỉnh, văn bản ủy quyền, nhu cầu và khả năng của các bên. Các bên phải lưu ý khi đưa các văn bản pháp luật vào phần căn cứ của hợp đồng, chỉ sử dụng khi biết văn bản đó có điều chỉnh quan hệ trong hợp đồng và còn hiệu lực.

Thứ năm, hiệu lực hợp đồng có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký vào hợp đồng, nếu các bên không có thỏa thuận hiệu lực vào thời điểm khác. Ngoại trừ một số loại hợp đồng chỉ có hiệu lực khi được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật, như: Hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng chuyển nhượng dự án bất động sản, hợp đồng chuyển giao công nghệ… Hợp đồng phải có hiệu lực mới phát sinh trách nhiệm pháp lý, ràng buộc các bên phải thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng.

Thứ sáu, kỹ năng soạn thảo một số điều khoản quan trọng của hợp đồng

Điều khoản định nghĩa: để việc thực hiện hợp đồng được dễ dàng, hạn chế phát sinh tranh chấp các bên phải làm rõ (định nghĩa) ngay từ khi ký kết hợp đồng, giúp cho những người xét xử hiểu rõ những nội dung các bên đã thỏa thuận và ra phán quyết chính xác.

Điều khoản công việc: Trong hợp đồng dịch vụ công việc phải xác định rõ: cách thức thực hiện, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của người trực tiếp thực hiện công việc, kết quả sau khi thực hiện dịch vụ. Nếu không làm được điều này, bên thuê dịch vụ thường thua thiệt và tranh chấp xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng là khó tránh khỏi. Ví dụ: Trong Hợp đồng tư vấn và quản lý dự án, cần xác định rõ công việc tư vấn, cách thức tư vấn bằng văn bản, tư vấn theo quy chuẩn xây dựng của Việt Nam, người trực tiếp tư vấn phải có chứng chỉ tư vấn thiết kế xây dựng, số năm kinh nghiệm tối thiểu là 5 năm, đã từng tham gia tư vấn cho dự án có quy mô tương ứng mới đáp ứng được mong muốn của bên thuê dịch vụ.

Điều khoản tên hàng: Cần lưu ý chỉ có những loại hàng hóa không bị cấm kinh doanh mới được phép mua bán. Ngoài ra đối với những hàng hóa hạn chế kinh doanh, hàng hóa kinh doanh có điều kiện, việc mua bán chỉ được thực hiện khi hàng hóa và các bên đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.

Điều khoản chất lượng hàng hóa kết hợp cùng với tên hàng giúp các bên xác định được hàng hóa một cách rõ ràng, chi tiết. Chất lượng sản phẩm, hàng hóa được thể hiện qua các chỉ tiêu kỹ thuật và đặc trưng của chúng.

Nếu các bên thỏa thuận chất lượng hàng hóa theo một tiêu chuẩn chung của một quốc gia hay quốc tế thì chỉ cần dẫn tới tiêu chuẩn đó mà không cần phải diễn giải cụ thể và đưa vào mục tài liệu kèm theo của hợp đồng.

Điều khoản giá cả cần đề cập các nội dung sau: Đơn giá, tổng giá trị và đồng tiền thanh toán. Về đơn giá có thể xác định giá cố định hoặc đưa ra cách xác định giá (giá di động). Giá cố định thường áp dụng với hợp đồng mua bán loại hàng hóa có tính ổn định cao về giá và thời hạn giao hàng ngắn. Giá di động thường được áp dụng với những hợp đồng mua bán loại hàng giá nhạy cảm (dễ biến động) và được thực hiện trong thời gian dài. Trong trường hợp này, thường quy định giá sẽ được điều chỉnh theo giá thị trường hoặc theo sự thay đổi của các yếu tố tác động đến giá sản phẩm.

Điều khoản thanh toán trong các hợp đồng mua bán hàng hóa giữa các thương nhân Việt Nam với nhau hoặc với cá nhân, tổ chức khác trên lãnh thổ Việt Nam chỉ được sử dụng đồng tiền Việt Nam... theo Điều 4, Điều 22 - Pháp lệnh ngoại hối 2005.

Điều khoản phạt vi phạm là một loại chế tài do các bên tự lựa chọn, nhằm trừng phạt, răn đe, phòng ngừa vi phạm hợp đồng, nâng cao ý thức tôn trọng hợp đồng của các bên.

Mức phạt thì do các bên thỏa thuận, có thể ấn định một số tiền phạt cụ thể hoặc đưa ra cách thức tính tiền phạt linh động theo ٪ giá trị phần hợp đồng vi phạm. Theo Bộ luật Dân sự, (Điều 422) mức phạt vi phạm do các bên thỏa thuận. Nhưng theo Luật Thương mại (Điều 301), quyền thỏa thuận về mức phạt vi phạm của các bên bị hạn chế, không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm. Luật Xây dựng quy định mức phạt vi phạm không quá 12% phần giá trị hợp đồng bị vi phạm đối với các công trình sử dụng vốn nhà nước. Vậy nếu các bên thỏa thuận mức phạt lớn hơn thì phần vượt quá được coi là vi phạm điều cấm của pháp luật và bị vô hiệu.

Điều khoản bất khả kháng là sự kiện pháp lý nảy sinh ngoài ý muốn chủ quan của các bên, ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng đã ký. Bên vi phạm có thể lợi dụng bất khả kháng để thoái thác trách nhiệm dẫn đến thiệt hại cho bên bị vi phạm. Vì vậy, cần định nghĩa về bất khả kháng và quy định nghĩa vụ của bên gặp sự kiện bất khả kháng.

Điều khoản giải quyết tranh chấp Tòa án cần lưu ý:

Hợp đồng mua bán hàng hóa giữa các thương nhân với các tổ chức, cá nhân khác không phải là thương nhân khi có tranh chấp thì do Tòa án có thẩm quyền giải quyết vì đây là tranh chấp dân sự theo Nghị quyết số 01/2005/NQ-HĐTP.

Hợp đồng mua bán hàng hóa giữa thương nhân với thương nhân khi có tranh chấp thì các bên có quyền lựa chọn hình thức giải quyết tại Trọng tài hoặc Tòa án; nếu có sự tham gia của thương nhân nước ngoài thì các bên còn có thể lựa chọn một tổ chức Trọng tài của Việt Nam hoặc lựa chọn một tổ chức Trọng tài của nước ngoài để giải quyết.

Như vậy, để có một văn bản hợp đồng rõ ràng, chặt chẽ, dễ đọc, dễ hiểu, dễ thực hiện, đảm bảo được quyền lợi cho các bên, hạn chế tranh chấp và giảm thiểu rủi ro trong thương mại đòi hỏi các bên phải thận trọng, hiểu biết pháp luật và có kỹ năng, kinh nghiệm thực tế trong việc soạn thảo, đàm phán ký kết hợp đồng.

Trung tá QNCN Nguyễn Khánh Lê-Ban Pháp chế/TCHC