Để khắc phục tình trạng trên, từ tháng 02/2016-02/2017, Phòng Quân nhu-Cục Hậu cần Quân khu 9 đã triển khai thực hiện Đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý bếp ăn” do Đại úy Võ Tá Đức-Trợ lý Phòng Quân nhu làm Chủ nhiệm Đề tài.

Nội dung cốt lõi của Đề tài là xây dựng phần mềm quản lý bếp ăn và cải tiến một số loại sổ sách, mẫu biểu để phù hợp với thực tế. Phần mềm quản lý bếp ăn được thiết kế trên nền phần mềm Excel của máy tính, dựa vào hệ thống mẫu biểu sổ sách nhà ăn, nhà bếp theo hướng dẫn của Cục Quân nhu năm 2017. Trên máy tính, hệ thống sổ sách, mẫu biểu được thiết lập mối liên kết tương thích với nhau bằng việc ứng dụng các hàm của phần mềm Excel, có thể truy xuất số liệu chính xác. Phần mềm quản lý được áp dụng cho bếp có từ 1-4 mức ăn khác nhau, với quân số ăn một mức khoảng 500 người.

Cùng với việc xây dựng phần mềm, Phòng Quân nhu tiến hành nghiên cứu, cải tiến một số loại sổ sách, mẫu biểu quản lý bếp ăn phù hợp với yêu cầu thực tế và thực hiện thống nhất trong toàn Quân khu. Bao gồm: sổ thực đơn, sổ chấm cơm, sổ nhập xuất lương thực, thực phẩm, chất đốt (LTTPCĐ), phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế hoạch bảo đảm thực phẩm tuần. Đối với sổ thực đơn, được xây dựng theo tuần và áp dụng cho nhiều đối tượng ăn. Thực đơn mỗi đối tượng có nhiều món ăn khác nhau, không trùng lặp 4 bữa/tuần, đảm bảo cân đối các chất dinh dưỡng và đáp ứng nhiệt lượng khẩu phần ăn hằng ngày. Sổ chấm cơm được thiết kế liên kết với sổ nhập, xuất LTTPCĐ, hằng ngày có thể truy xuất danh sách trả tiền không ăn. Đối với sổ nhập, xuất LTTPCĐ, cuối tháng có thể truy xuất số liệu chưa thực hiện để phục vụ công tác tịnh kho cuối tháng, công khai tài chính, tính toán định lượng, nhiệt lượng đã bảo đảm cho từng đối tượng.

Hằng ngày, sau khi quản lý bếp ăn chấm cơm, phần mềm sẽ tự động truy xuất danh sách người không ăn, quân số ăn thể hiện trên sổ nhập, xuất LTTPCĐ. Danh sách người không ăn, máy tính tự động tổng hợp, tính toán làm cơ sở cho quản lý bếp ăn trả tiền không ăn cuối tháng. Đối với quân số ăn trong ngày, trên cơ sở thực đơn, phần mềm tự động tính toán nhu cầu các loại thực phẩm theo món ăn. Sau mỗi ngày ăn, phần mềm tự động tính toán nhiệt lượng khẩu phần ăn đã bảo đảm cho mỗi đối tượng. Trên cơ sở đó, nhân viên quản lý cân đối nhu cầu định lượng, nhiệt lượng cho các đối tượng ngày tiếp theo. Từ tháng 3/2017, Phòng Quân nhu đã triển khai ứng dụng thí điểm tại 03 đơn vị có mức tiền ăn khác nhau để theo dõi, điều chỉnh, bổ sung các yếu tố cần thiết và khắc phục các lỗi khi sử dụng. Qua thực tế sử dụng phần mềm cho thấy, nhân viên quản lý không mất nhiều thời gian ghi chép sổ sách hằng ngày như trước; số liệu phản ánh chính xác, trung thực, khách quan; chủ động kế hoạch bảo đảm LTTPCĐ trong tuần, sát với nhu cầu từng đối tượng. Hệ thống sổ sách thống nhất, đúng mẫu biểu, không bị tẩy xóa góp phần xây dựng chính quy nhà ăn, nhà bếp. Chỉ huy đơn vị dễ dàng kiểm tra, giám sát việc bảo đảm tiêu chuẩn ăn cho các đối tượng trong đơn vị. Sau khi thử nghiệm thành công, Cục Hậu cần đã báo cáo Cục Quân nhu và tổ chức tập huấn cho các đồng chí quản lý bếp ăn, trợ lý hậu cần, trợ lý quân nhu cấp trung đoàn, sư đoàn sử dụng phần mềm và triển khai thực hiện đồng loạt tại các bếp ăn đơn vị trong Quân khu từ quí III/2017.

LƯƠNG THẢO